"Битрикс24" - эффективное выстраивание корпоративного рабочего процесса

Реклама

Любому руководству в процессе работы приходится сталкиваться с необходимостью использования различных систем управления персоналом и организации контроля над выполняемым персоналом задачами и проектами. Крупные коммерческие структуры и организации для этого используют мощные и дорогие корпоративные системы. Владельцы же небольших предприятий такие инструменты коллективной деятельности зачастую не используют, так как опасаются, что, во-первых, настройка подобных систем производится очень и очень непросто, а кроме того их фирмам это и не по карману.

Однако прогресс на месте не стоит, и сейчас уже появляются облачные системы управления, позволяющие легко и быстро настроить их на использование в компаниях любого размера .

Один из наиболее интересных таких продуктов - корпоративный облачный сервис "Битрикс24", который я тестировал на протяжении месяца и, надо сказать, остался вполне довольным результатами.

"Битрикс24" представляет собой "социальный интранет" – интуитивно-понятную и довольно удобную рабочую среду, помогающую организовать совместную работу всех сотрудников и клиентов.

Главная идея заключается в том, что "Битрикс24" - это нечто вроде социальной сети, со всей ее легкостью и простотой освоения, но при этом заточенной под организацию корпоративного процесса.

Система предоставляет богатый выбор различных административных инструментов: контроль начала и конца рабочего дня, график отсутствий, планирование отчетов, собраний, а также многие другие полезные функции. (Подробнее здесь.)

В отличие от коробочных версий подобных программ, обычно требующих установки и квалифицированного обслуживания (а для этого часто требуется помощь специалиста), данный облачный сервис отличается максимальной простотой в использовании. Вам ничего не требуется устанавливать. Достаточно пройти процедуру регистрации на сайте компании и разослать приглашения своим сотрудникам. После чего, пройдя по ссылке, содержащейся в письме, сотрудники попадут в свой веб-кабинет и смогут незамедлительно приступить к работе.

Сервис имеет все необходимые средства, которые могут понадобится для организации эффективной работы предприятия: "живую ленту" (о ней - чуть позже), встроенный IM-мессенджер, систему мгновенных оповещений сотрудников и социальный поиск, который моментально индексирует и отражает в поисковой строке все новые документы, комментарии, сообщения и прочую информацию.

Сроки выполняемых задач, представленные в виде диаграммы Ганта

Среди других полезных инструментов имеются: конструктор отчетов, а также экстранет – общее рабочее пространство для работы с клиентами, поставщиками и прочими людьми, с которыми приходится иметь дело, но при этом они не являются членами вашего коллектива.

Многим бизнесменов должны заинтересовать богатые возможности CRM – системы управления взаимоотношениями с клиентами. А владельцев интернет-магазинов наверняка обрадует возможность легко и просто интегрировать эту CRM с магазинами на "Битрикс".

CRM позволит вести учет всех текущих и потенциальных клиентов, предоставит наглядные и удобные инструменты, предназначенные для отслеживания состояния сделок.

Один из эффективных инструментов CRM – «Воронка продаж»

Работа с CRM удобно настраивается: каждому сотруднику можно предоставить разные права доступа в зависимости от должности (администратор, менеджер и так далее), которую данный человек занимает.

Очень удобно реализована система настройки прав доступа к рабочей информации - документам, деловой переписке и файлам. Права также гибко настраиваются в зависимости от подразделения или рабочей группы, в которую входит тот или иной член коллектива.

Одним из заметных преимуществ рабочей среды «Битрикс24» перед традиционными дистанционными инструментами ведения бизнеса (E-Mail, ICQ и пр.) является также и то, что результаты трудовой деятельности уже не работающих в организации людей - наработанные контакты, клиентские базы, документы, ими созданные, деловая переписка и прочее и прочее – все это остается внутри облака и в случае необходимости может быть изучено и использовано в работе новыми сотрудниками.

А совсем скоро, как обещают разработчики, использование сервиса станет доступно и на мобильных платформах под iOS и Android.

Пользоваться «Битрикс24» - предельно просто. Для начала следует определиться с тарифным планом.

Здесь следует учесть такие факторы, как количество работающих на предприятии сотрудников, объем общего документооборота, а также методы контроля и учета деятельности всех участников вашего веб-проекта или сотрудников фирмы.

Например, при выборе наиболее функционального тарифа «Компания» станут доступны инструменты, которые могут в разы увеличить производительность подчиненных - это «Учет рабочего времени», «Собрания и планерки», «Рабочие отчеты». Данные опции позволяют ненавязчиво, но при этом эффективно контролировать деятельность ответственных за те или иные задания и проекты работников.

Подписавшимся на этот тарифный план также будет доступна возможность использовать свой домен.

Однако если у вас небольшая компания или просто хочется попробовать систему в действии, то вполне можно начать с бесплатного тарифа – «Проект».

После того, как вы определились с тарифным планом и указали адрес электронной почты (причем ящик очень желательно заводить отдельный, предназначенный специально для данного сервиса, так как туда будет сыпаться масса сообщений) на созданный E-Mail придет письмо, содержащее ссылку, по которой необходимо пройти для того, чтобы завершить регистрацию.

Заполнив все поля и приняв лицензионное соглашение, вы окажетесь на собственном облачном корпоративном портале, где вам сразу же предложат пройти "курс молодого бойца", рассказывающий о сервисе и его возможностях.

Теперь пора приступать к работе. Все-таки надо помнить, что это не новая социальная сеть (хоть портал на нее и похож), а прежде всего – коллективная рабочая среда.

Немного расскажу об особенностях работы в «Битрикс24» и основных инструментах, которые тут используются.

Самым наглядным инструментом, объединяющим и координирующим работу всех сотрудников, является «Живая лента». На ней в реальном времени отражаются все происходящие внутри организации события и принимаемые в работу документы и приказы. Эти документы сразу же можно комментировать, «лайкать», обсуждать с другими членами коллектива.

Многие главные функции по управлению членами вашей бизнес-команды и организации ее надежной работы уже собраны в пункте меню «Добавить», находящемся в левом верхнем углу экрана.

С помощью этой кнопки можно выполнить большую часть задач: отправить приглашение человеку, чтобы он присоединился к работе в коллективе, поставить перед сотрудником или группой сотрудников задачу, указать ее приоритет (низкий, средний, высокий) и назначить лиц, ответственных за ее выполнение.

Из пункта меню «Добавить» можно сразу попасть в календарь, чтобы спланировать важное мероприятие, указать место, где оно состоится, и назначить лиц, ответственных за его проведение.

С помощью «Добавить», можно разослать сообщения работникам, создать рабочую группу, разослать приглашения ее членам, настроить статус группы (открытая, закрытая). Группу также можно сделать видимой для всех участников коллектива или только для некоторых ответственных работников.

Ну и, конечно, «Добавить» можно любые файлы и фотографии.

Для владельцев интернет-магазинов и других коммерческих предприятий, успех которых зависит от грамотно организованной работы с клиентской базой, поставщиками и заказчиками, важнее всего будет работа с CRM и экстранетом (защищенной от несанкционированного доступа корпоративной сетью).

CRM доступна даже при выборе бесплатного тарифа «Проект». Экстранет становится доступным при выборе тарифного плана «Команда» Если же вы хотите постоянно держать руку на пульсе коллектива, используя при этом инструменты учета рабочего времени, графики отсутствий, систему организаций планерок, то, скорее всего, вам может понадобиться план «Компания».

По своему опыту изучения отмечу, что сервис действительно удобный и функциональный. Завсегдатаи социальных сетей в нем освоятся моментально. Не завсегдатаи социальных сетей (а такие вообще сейчас бывают?) также освоятся быстро, ну и кроме того, они всегда могут зайти на форум и почитать мануалы, если что-то будет непонятно. Так что впадающая в ступор от вида новой экранной заставки шестидесятилетняя Клавдия Федоровна, подрабатывающая у вас на полставки бухгалтером, наверняка быстро освоится с «Битрикс24» и станет активным участником онлайнового коллектива. Если вас такое обстоятельство не пугает, то - вперед!

Система управления предприятием «БИТРИКС24» - контролируйте ваш рабочий процесс! Начните бесплатно - прямо сейчас!