Надежное хранение ваших документов на компьютере и их синхронизация

Недавно пришло письмо с просьбой посоветовать наиболее простой и эффективный способ  бекапирования системной папки "Документы" и ее автоматической синхронизации с другим компьютером - например, ноутбуком.

Передо мной такая задача стоит постоянно - я использую и ПК, и ноутбук, - и вот какое решение я считаю самым простым и самым эффективным.

Надежное бекапирование папки "Документы" - это, что совершенно очевидно, облачный сервис, которые сейчас чрезвычайно развиты. Одни сервисы умеют делать копию папки "Мои документы", другие не умеют, но на самом деле нет особого смысла именно делать копию.

Обычно облачный сервис создает на компьютере свою собственную папку - Dropbox, OneDrive, Google Disk, Yandex Drive и так далее, и все, что в эту папку помещается, автоматически копируется в облако.

Если вы в эту папку переместите системную папку "Документы", а это вполне можно сделать (однако данную операцию нужно произвести грамотно), то ваши документы автоматически будут синхронизироваться с облаком в тот же момент, как только вы будете производить с этими документами какие-то действия (например, редактировать). 

Кроме того, и это довольно важно, многие облачные сервисы умеют хранить несколько версий одного и того же файла. Например, Dropbox (вот моя статья о нем) месяц хранит тридцать последних версий каждого файла - это называется "журнал версий", и вы можете откатиться на предыдущую версию файла, если новую версию по каким-то причинам испортили (например, записали поверх этого файла другой).

Никаких неудобств нахождение системной папки "Документы" в папке облачного сервиса не создает: я так ее использую несколько лет.

Теперь переходим к вопросу, как ее синхронизировать с другим компьютером - например, ноутбуком. Очень просто. На ноутбуке проделываем то же самое. То есть системную папку "Документы" перемещаем в папку облачного сервиса (разумеется, он должен быть тот же самый и зарегистрирован на тот же аккаунт). И все! Теперь если на втором компьютере были какие-то документы, которых нет на первом, - они скопируются, ну и наоборот. И отныне любые изменения в этих папках на двух компьютерах будут синхронизироваться практически мгновенно (разумеется, при подключении к Интернету).

Теперь о том, как правильно перенести папки и как вообще это все настроить.

Сначала поговорим о расположении папки облачного сервиса. А ее по умолчанию обычно запихивают в пользовательскую папку "C:/Users/Пользователь/Папка облачного сервиса", что очень неудобно по нескольким причинам. Во-первых, она расположена на системном диске, а если у вас более одного логического диска на компьютере, то данные всегда лучше держать на втором диске. Во-вторых, на системном диске может быть мало места. (Обычно когда разбивают один физический диск на логические, под системный диск отводят столько места, сколько необходимо, а второй диск для данных делают заметно больше.) Ну и, в-третьих, всегда удобнее, когда папка облачного сервиса находится в корне диска, особенно если вы пользуетесь файловыми менеджерами.

Определить путь, где облачный сервис создаст свою папку, можно при установке приложения сервиса на компьютер. Однако что делать, если оно уже установлено и там путь именно такой, как написано выше?

Тут два способа. Первый способ - перенести папку в настройках сервиса. Вот, например, в Dropbox. 

Однако не все облачные хранилища позволяют это сделать просто в настройках. В некоторых из них сначала надо отсоединить аккаунт (в One Drive, например, также и в Google Drive), после чего присоединить заново - и на этом этапе приложение позволит изменить путь к своей папке. (При этом старую папку можно просто удалить, сервис все равно сам все восстановит в новой папке.)

Теперь о том, как перенести туда системную папку "Документы". Не нужно это делать обычным копированием! А нужно щелкнуть по иконке пользователя на десктопе, найти там папку "Документы", на ней щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать "Свойства". Там закладка "Расположение" и кнопка "Переместить".

После этого указываете папку облачного сервиса, нажимаете "Выбор папки", после чего, вернувшись в предыдущее окно и убедившись, что новый путь указан правильно, нажимаете на "ОК" - начнется перемещение документов в новую папку.

После этого при открытии системной папки "Документы" вам будут показывать папку с документами, которая находится в папке облачного сервиса и автоматически синхронизируется с облаком и другим компьютером (при необходимости).

На втором компьютере нужно проделать все то же самое: расположить папку облачного сервиса в удобном месте, сделать перенос системной папки документов в папку облачного сервиса, после чего файлы этой папки на разных компьютерах и будут храниться в облаке, и автоматически будут синхронизированы.

Аналогичным образом поступаете и с другими системными папками, которые вам нужно хранить в облаке и синхронизировать с другим компьютером.

И обязательно нужно избавиться от неправильной привычки хранить документы прямо на рабочем столе (десктопе). Их нужно хранить только в системной папке "Документы"! На рабочий стол вы можете ставить ярлыки нужных документов, которые часто используете, но не сами документы. Оно, конечно, понятно, что и рабочий стол можно сохранять в облаке, но лучше все-таки привыкать хранить все в "Документах" в подпапках - так бардака будет значительно меньше.